Epigraaf: «…Maar de menseneter antwoordde – Nee!» K. Tsjoekovski, Baramaley.
Deze tekst zal nuttig zijn voor regionale managers om de logica van hun managers van het hoofdkantoor te begrijpen, die “daarboven helemaal niets zien”.
Je kunt eindeloos praten over budgetten, regels, standaarduitgaven en dergelijke, maar alle regels moeten bestaan om het bedrijfsleven te vergemakkelijken en niet te compliceren. Ondanks de vastgestelde en goedgekeurde budgetten zijn er altijd scenario’s waarin een bedrijf besluit onvoorziene uitgaven te doen met het oog op de ontwikkeling van het bedrijf. (Ik bedoel hier niet de uitgaven voor het verhelpen van de gevolgen van onverwachte problemen). Bijvoorbeeld, als een handelsbedrijf de kans krijgt om een succesvol regionaal filiaal van een concurrent over te nemen, met alle connecties, processen en personeel, dan zal het bedrijf dit doen, ongeacht dat het budget alleen de kosten voor een bepaald aantal filialen dekt.
Ja, zo is het, je wendt je (in de zin van regionale manager) tot je hogere baas met een schijnbaar onbeduidend verzoek. Bijvoorbeeld, je hebt een externe harde schijf nodig waarop je opleidingsmateriaal wilt opslaan en die (de harde schijf) duidelijk nuttig zal zijn voor de ontwikkeling van het bedrijf. Als je gevraagd wordt om een case te schrijven, dan schrijf je die en de logica van de case is onberispelijk. Maar je wordt zelfs niet gevraagd om een case te schrijven, ze zeggen gewoon “nee”. Je begrijpt er niets van. Het gaat immers om kleine uitgaven. Je krijgt zelfs toestemming om meer personeelsleden te hebben dan je nu hebt, maar je mag geen draagbare harde schijf kopen. Is het echt zo dat de logica van budgettering schadelijk is voor het bedrijf? Je probeert zelfs te onderhandelen en zegt tegen je hogere baas dat je afziet van het invullen van de vacature voor office manager en daarmee geld bespaart voor de aankoop van de harde schijf, maar je krijgt nog steeds te horen: “Nee!”. Wat is er aan de hand, waarom handelt het hogere management zo onredelijk? Misschien zijn ze inderdaad zo dom dat ze blindelings het budget volgen. Echter, blindelings het budget volgen is in dit geval de juiste tactiek voor degenen die, ondanks hun hoge positie, nog steeds niet begrijpen waarom een regionale directeur geen harde schijf voor zichzelf kan kopen.
Waarom kun je geen Winchester kopen? Gewoon omdat de hogere “country manager” je verzoek meteen vermenigvuldigt met het aantal regionale vestigingen dat het bedrijf heeft. Als het bedrijf 60 filialen heeft, ziet hij in zijn hoofd niet één Winchester, maar 60. De regel van de vermenigvuldiger werkt hier.
Niet alleen ziet hij in een vreselijke nachtmerrie niet alleen harde schijven, maar ook camera’s, scanners, nieuwe kroonluchters, poefjes voor bezoekers, deurmatten en bloempotten. Als hij iets dat buiten de verwachte uitgaven valt aan één persoon toestaat, kan hij het zich niet veroorloven om iets anders aan iemand anders te weigeren. Hij veroordeelt zichzelf tot een steeds luider wordende stroom van eisen van verschillende plekken, en hoe meer eisen hij tevredenstelt, hoe meer nieuwe eisen er zullen opduiken en hoe luider die eisen zullen worden. Als er in het regionale kantoor alleen een tafel en een stoel zijn, zullen ze vragen om een stoel voor bezoekers. En als er al zachte meubels zijn, zullen ze vragen om een bloempot, een salontafel en een stofzuiger. Uitgaven genereren nog grotere uitgaven. En het lawaai van de eisen afleidt de hogere manager van belangrijkere kwesties in het bedrijfsbeheer. Het is niet nodig om memo’s en rapporten te schrijven. De kannibaal zal toch antwoorden – nee! Het heeft geen zin om hem je idee te “verkopen”. Het antwoord zal – nee! Het is niet nodig om over de hoofden heen te springen en kleinigheden op de agenda van de Raad van Bestuur te brengen. Het antwoord zal – nee! zijn en je krijgt er ook nog een klap voor.
Als u denkt dat het nodig is en gelooft dat dit belangrijk is en u dit via het bedrijf wilt aanschaffen, praat dan met uw baas in zijn taal, niet in de uwe. Stel hem een algemene regel voor, volgens welke wat u nodig heeft, aan u zal worden gegeven. Het beste zou zijn als de regel zo is opgesteld dat andere kantoren niet aanspraak kunnen maken op hetzelfde. Als het niet lukt om een redelijke regel met een onderbouwing van de voordelen voor het bedrijf te bedenken, dan kunt u beter niet verder proberen. De regels voor de bevoorrading van kantoren met alles wat nodig is, zijn niet geüniversaliseerd om kosten te besparen of het leven te compliceren. Als u iets nodig heeft voor uw werk, zal het u worden gegeven, omdat het hogere niveau geïnteresseerd is in uw succes (in ieder geval zou het dat moeten zijn). De regels voor de bevoorrading van kantoren zijn geüniversaliseerd met een disciplinaire doelstelling: om rommel en chaos te voorkomen. En rommel en chaos zijn vooral niet nodig voor de regionale kantoren. In een chaotische situatie is het volkomen onmogelijk om van het hoofdkantoor oplossingen voor belangrijkere kwesties te krijgen, omdat uw manager simpelweg niet in staat zal zijn om deze op te lossen. Een slechte manager is degene die gemakkelijk te overtuigen is voor kleine uitgaven.
Laatste opmerking: Als uw kantoor toevallig sterrenstatus heeft, het beste van het beste, dan kunt u niet alleen om een harde schijf vragen, maar ook om een plasma-tv, als daar natuurlijk serieuze zakelijke behoeften voor zijn. De hogere manager zal altijd een paar argumenten hebben voor de andere kantoren en voor de nog hogere manager – waarom u en niemand anders:
a) Hij (dat wil zeggen – u) weet meer dan de anderen en als hij zegt dat hij iets nodig heeft voor zijn werk, dan is het nodig. Laten we het testen, evalueren als een pilotproject en, indien nodig, overal implementeren.
b) Kijk allemaal! Het kantoor van Ivanov (dat wil zeggen – jouw kantoor) geeft meer geld en ontvangt het meeste! Wil je iets extra’s krijgen buiten de regels om? Laat zien dat je de beste bent!