Ik heb al geschreven over onderbrekingen De slechtste onderbrekingen zijn vergaderingen. En dit is waarom:
- Ze zijn meestal gewijd aan abstracte concepten, woorden en niet aan echte dingen.
- Ze gaan er doorgaans van uit dat de informatie-uitwisseling met de laagst mogelijke snelheid plaatsvindt.
- Vergaderingen zijn vaak georganiseerd als een tv-programma. Je zit te wachten op “jouw tekenfilm”.
- Vergaderingen worden net zo gemakkelijk van het onderwerp afgeleid als een “Zaporoets” op gladde banden in de gladheid.
- Ze vereisen zorgvuldige voorbereiding, en de meeste mensen hebben daar geen tijd voor.
- Ze hebben vaak zo’n uitgebreide agenda dat niemand eigenlijk de doelstelling van de vergadering begrijpt.
- Op vergaderingen is er meestal één persoon die alternatieve talenten heeft, en wanneer het zijn beurt is, zal hij de tijd van alle aanwezigen verspillen met onzin.
- Vergaderingen zijn besmettelijk en geneigd tot regelmaat. De ene vergadering leidt tot de volgende, die weer tot de daaropvolgende leidt.
Ook worden vergaderingen helaas “groot opgezet”. Je legt je zaken dertig minuten of een uur aan de kant, alleen omdat elektronische agenda’s zo werken. (Je zult nooit een vergadering zien die met Outlook is gepland en die zeven minuten duurde.) Te slecht. Als het oplossen van een kwestie slechts zeven minuten kost, moet je toch de hele gereserveerde tijd besteden. Het is niet nodig om zeven minuten uit te rekken tot dertig.
Als je erover nadenkt, zul je zien dat de werkelijke kosten van vergaderingen gewoon indrukwekkend zijn. Stel je voor dat je een vergadering organiseert die een uur duurt en waar 10 mensen aanwezig zijn. In feite is dit een vergadering van tien uur, en niet van één uur. Je zet 10 uur productief werk op het spel voor één uur vergadering. En waarschijnlijk is het zelfs 15 uur, omdat er tijd nodig is om van taak te wisselen; je moet stoppen met wat je aan het doen was, iets doen dat nodig is voor de vergadering, en daarna, na de vergadering, weer beginnen met wat je had onderbroken.
Is het echt de moeite waard om 10-15 uur op te offeren voor één vergadering? Soms, misschien. Maar je moet er een behoorlijk hoge prijs voor betalen. Als je het bekijkt vanuit het perspectief van pure kosten, worden dit soort vergaderingen een passief in plaats van een actief voor het bedrijf. Denk na over de tijd die je daadwerkelijk verliest en vraag jezelf af of het het waard is.
Als u besluit dat u er absoluut zeker van bentmoetenontmoet elkaar, probeer je vergaderingen productief te maken. Volg deze eenvoudige regels:
- Zet een alarm. Wanneer het afgaat, is de vergadering afgelopen.
- Nodig zo min mogelijk mensen uit.
- Zorg altijd voor een duidelijke agenda.
- Begin met een specifiek probleem.
- Ontmoet elkaar op de plek waar het probleem zich voordoet, en niet in de vergaderruimte. Wijs op de echte zaken en stel concrete veranderingen voor.
- Sluit de vergadering af met een beslissing en wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.