Als je voortdurend laat op het werk blijft, in het weekend werkt, is dat niet omdat je te veel werk hebt, maar omdat je niet alles kunt doen wat nodig is tijdens werktijd. En de reden daarvoor zijn de constante onderbrekingen.
Denk hier eens over na: Wanneer doe je het grootste deel van je werk? Als je op de meeste andere mensen lijkt, is dat ’s avonds of vroeg in de ochtend. En dat is geen toeval, want dat is de tijd waarin er niemand om je heen is.
Om 2 uur ’s middags zijn mensen meestal in vergaderingen, beantwoorden ze e-mails of kletsen ze met collega’s. Al die schouderklopjes, kleine improvisaties en rookpauzes lijken onschuldig, maar ze vreten eigenlijk aan je werkdag. Een onderbreking is geen samenwerking. Het is gewoon een onderbreking. En wanneer je wordt onderbroken, heb je je werk niet gedaan. Onderbrekingen verdelen je werkdag in stukjes werkmomenten. 45 minuten, dan een telefoontje. 15 minuten, dan lunch, over een uur heb je een vergadering. Je hebt niet eens de tijd om het te beseffen of het is al vijf uur en je hebt nog maar een paar uur werk zonder onderbreking om je taken af te ronden. Je kunt geen enkele significante taak voltooien als je constant begint, onderbroken wordt, weer begint en weer onderbroken wordt.
In plaats daarvan is het beter om je terug te trekken. Lange periodes van alleen werken zijn de momenten waarop je het meest productief bent. Als je je hersenen niet hoeft te schakelen tussen verschillende taken, kun je je volledig aan het werk wijden. (Let trouwens op hoeveel werk je kunt verzetten in een vliegtuig, wanneer je offline bent en volledig vrij van externe afleidingen). Toegang tot de productiviteitszone kost tijd en vereist het vermijden van onderbrekingen. Het is als dromen. Je kunt niet gewoon je ogen sluiten en een droom zien. Eerst ga je slapen, en pas daarna bereik je de fase van de slaap waarin je droomt. En als je dan wordt wakker gemaakt, moet je deze weg opnieuw beginnen. En wanneer je je terugtrekt, gebeurt hetzelfde wonder als in dromen — in je slaap begin je te dromen, en in je werk begin je het meest productief te zijn.
U hoeft niet per se een tijd van afzondering voor zonsopgang of na zonsondergang te hebben. U kunt binnen uw bedrijf de regel instellen dat de helft van de werkdag alleen voor de medewerkers is. Verklaar deze tijd voor uzelf, laten we zeggen van 10 tot 14 uur. Laat mensen niet met elkaar praten (behalve tijdens de lunchpauze). Of maak gewoon voor uzelf de eerste of tweede helft van de dag.uw.eigen zone van afzondering. Of, in plaats van “informele vrijdag”, probeer “stille donderdag” in te voeren. Zorg er gewoon voor dat deze periode ononderbroken duurt, om verstoringen die de productiviteit ondermijnen te voorkomen.
En ga zo door. Een succesvolle periode van afzondering betekent ook afkicken van de communicatieve “drugs”. Sluit in deze tijd je instant messaging-apps of andere systemen, zet je telefoon uit, open je e-mail niet en plan geen afspraken, lees deze blog niet. Houd je mond en werk. Je zult versteld staan van hoeveel je in deze tijd kunt bereiken.
Ook, als je samenwerking nodig hebt, probeer dan passieve communicatiemiddelen te gebruiken. Zoals e-mail, die geen onmiddellijke reactie vereisen, in tegenstelling tot telefoons of persoonlijke ontmoetingen. Dan kunnen mensen je antwoorden wanneer het hen uitkomt, in plaats van alles te laten vallen en je aandacht te geven.
Je werkdag wordt belegerd door onderbrekingen. Het hangt alleen van jou af of je je kunt verdedigen.